Você abriu sua caixa de entrada e encontrou uma avalanche de e-mails promocionais e propagandas? Isso pode ser frustante, mas não é coincidência.
Neste artigo, vamos explicar as razões por trás desse problema e mostrar como reduzir o volume de mensagens indesejadas no seu e-mail de maneira prática e eficiente.
O e-mail da empresa é da empresa.
Antes de mais nada, é fundamental entender: o e-mail corporativo é uma ferramenta para a comunicação profissional entre sua empresa e seu cliente. Usá-lo para outros fins só vai gerar dores de cabeça.
Cuidados com os cadastros indevidos.
Nunca cadastre o em-mail da empresa em:
- Redes sociais como Facebook ou Instagram.
- Sites de compras como por exemplo: Casas Bahia, Shopee e Aliexpress
- Programas de milhas ou promoções de outros sites.
Mesmo que o cadastro seja para algo relacionado ao trabalho, como em sites de fornecedores ou empresas de consultoria (ex.: Informare, IOBE), tenha em mente que essas organizações podem compartilhar seu e-mail com parceiros comerciais. Isso aumenta a chance de você receber ainda mais propaganda.
A situação pode piorar.
Com o tempo, a quantidade de SPAM tende a crescer. Há muitas empresas que compram e vendem listas de e-mails indiscriminadamente. Duvida? Faça uma pesquisa rápida no Google por "venda de lista de e-mails" e veja a quantidade de resultados.
Você não tem vergonha na cara.
Isso mesmo. Você provavelmente pega o email da empresa e sai cadastrando em todos os sites que tem por ai, e depois tem a cara de pau de querer botar a culpa no departamento de TI da sua empresa.
Os provedores de emails e datacenter não tem nada haver com isso, pois eles trabalham sobre uma regra que se chama: política de privacidade. Eles estão proibidos de divulgar seu cadastro, principalmente por causa da (LGPD) Lei nº 13.709. Portanto, as empresas de hospedagem e todos os Datacenters não tem nada haver com este problema.
Como meu email vazou por ai?
Aqui estão as principais razões pelas quais seu e-mail pode estar sendo bombardeado com mensagens indesejadas:
1 - Seu e-mail está em listas de marketing:
- Muitas empresas compram ou trocam listas de e-mails.
- Seu e-mail foi inscrito em algum site e estas empresas vazaram seus dados.
2 - Cadastros em serviços online:
- Ao se cadastrar em sites, você pode estar aceitando receber e-mails promocionais sem perceber. Isso costuma estar escondido nos termos de uso.
3 - Vazamento de dados:
- Caso seus dados estejam em uma empresa que sofreu um vazamento, seu e-mail pode ser vendido para terceiros.
4 - Inscrições em newsletter:
- Mesmo que pareça inofensivo, assinar newsletters pode levar à inclusão do seu e-mail em listas de publicidade.
5 - Bots capturando seu e-mail:
- Endereços de e-mail exibidos publicamente em sites ou redes sociais podem ser capturados por bots e usados para SPAM.
Então o que eu devo fazer?
1 - Crie um e-mail pessoal para cadastros gerais
- Use um e-mail separado (ex.: no Gmail ou Yahoo) para cadastros em sites, compras online, newsletters e outros serviços não essenciais.
2 - Separe os e-mails por departamentos
Para diferentes finalidades, crie endereços específicos para cada departamento da sua empresa, ou para cada colaborador. Nunca centralize todas os departamentos em um unico email.
- cobranca@suaempresa: para contas e cobranças.
- vendas@suaempresa: para fornecedores.
- sac@suaempresa: para atendimento ao cliente.
3 - Evite divulgar seu e-mail principal
- Nunca exponha seu e-mail corporativo em sites, redes sociais ou fóruns públicos. Prefira usar um formulário de contato no site da sua empresa.
Como reduzir o volume de spam no meu e-mail?
1 - Use filtros de SPAM
Ative as ferramentas de filtragem de SPAM disponíveis no seu servidor de e-mail, como o SpamAssassin. Esses sistemas detectam e redirecionam mensagens indesejadas automaticamente.
2 - Cancele inscrições
A maioria das mensagens promocionais contém um link de cancelar inscrição (geralmente no rodapé). Use-o para parar de receber mensagens de remetentes específicos.
3 - Denuncie mensagens como SPAM
Nos clientes de e-mail, você pode marcar mensagens indesejadas como SPAM para ajudar o sistema a aprender e bloquear remetentes semelhantes.
Conclusão:
Receber propagandas em excesso pode ser evitado com práticas simples e disciplina no uso do e-mail. Siga as dicas acima para organizar sua comunicação e proteger seu endereço corporativo. Se precisar de ajuda, entre em contato com o suporte técnico de sua empresa ou utilize filtros avançados.
Com essas medidas, sua experiência com e-mails será muito mais tranquila!
